Трудовые книжки в электронном виде: планируемые изменения законодательства в 2020 году

Правительством Российской Федерации разработан проект Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)».

Предполагается, что начиная с 1 января 2020 года все без исключения работодатели обязаны ежемесячно направлять в Пенсионный фонд России (далее – ПФР) сведения о трудовой деятельности работников в форме электронного документа, а начиная с 1 января 2021 года, в случаях приема на работу или увольнения, сведения о трудовой деятельности должны будут представляться в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Согласно предлагаемой редакции новой статьи 66.1 Трудового кодекса сведения о трудовой деятельности работника будут включать информацию о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

При этом трудовые книжки на протяжении следующего 2020 года необходимо будет вести в прежнем порядке, то есть данные о трудовой деятельности работников будут параллельно существовать и в бумажной трудовой книжке, и в электронной, формируемой в информационной системе ПФР.

В дальнейшем ведение трудовых книжек на бумажном носителе будет осуществляться только для тех работников, которые подадут об этом письменное заявление до конца 2020 года. Не подавшим такое заявление лицам трудовые книжки будут выданы на руки по окончании года, при этом работодатель освобождается от ответственности за их хранение.

Для лиц, впервые поступающих на работу, с 1 января 2021 года ведение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться в электронном виде и трудовая книжка указанным работникам оформляться не будет. Таким образом, с 2021 года сведения о трудовой деятельности таких работников будут формироваться исключительно в электронном виде.

Помимо обязанности направления сведения о трудовой деятельности каждого работника в ПФР, у работодателя согласно законопроекту появляется также обязанность представлять эти сведения работнику на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. При увольнении сотрудника они будут выдаваться в день прекращения трудового договора. Если же заявление о представлении сведений (в письменной форме или направленное на электронную почту работодателя в определенном им порядке) будет подано работником в период работы, то информацию нужно будет представить ему в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Задержку работодателем выдачи работнику данных сведений при увольнении работника по аналогии с действующими правилами в отношении трудовых книжек предлагается сделать основанием для возмещения работодателем материального ущерба, причиненного работнику лишением его в связи с такой задержкой возможности трудиться (соответствующими положениями планируется дополнить статьи 165 и ст. 234 ТК РФ). При этом предполагается предусмотреть случаи освобождения работодателя от ответственности за задержку в представлении сведений о трудовой деятельности, произошедшую не по его вине, в том числе, когда работник отказывается от получения сведений или последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений (например, при увольнении за прогул).

Предполагается, что законопроект вступит в силу с 1 января 2020 года.

Информация подготовлена Управлением по вопросам муниципальной службы, кадров и наград администрации города Югорска